位置岳成律师事务所 > 中文 > 部门设置 > 管理机构 > 人力资源与行政部 >

人力资源与行政部

  行政部岗位职责
  行政部作为所内的后勤管理部门,是联结当事人和所里律师的桥梁和纽带,工作具有较强的协作性,为了更好地发挥行政部的重要核心作用,行政部设置行政主管岗位一人、行政助理岗位两人。
  一、行政部基本工作
  (一)行政日常事务性工作
  1、接待来访
  (1)接待登记来所咨询,安排相应律师及助理。律师接待完毕后的回访工作
  (2)接待与主任约好的客人并做相应的登记。
  (3)接待与律师约好的来访并做相应的登记。律师接待完毕后的回访工作。
  2、收案登记
  (1)按照收案审批的内容做利益冲突审查。
  (2)电话请示主任是否收案。
  (3)详细登记案件的基本情况并给案号。
  (4)给合同及所函盖章并进行收案登记,复印收案审批表至聘请律师登记表背面并连同合同留档。
  3、周五例会的准备及主持。
  4、安排周末值班人员,发放钥匙、收据、值班登记表。
  5、核对财务当天帐目。
  6、接待投诉当事人,通过了解情况及与律师沟通意见形成初步情况反映。
  7、人事档案建立与日常管理。
  8、来信咨询的登记及回复工作。
  9、处理日常办公电话、传真及电子邮件,记录相关内容并回复。
  10、处理所有与主任有关的电话接听、信件传真收发,总结相关内容汇报并答复。
  11、与物业部门的工作协调沟通。
  12、定期回访与所里有委托关系的客户。
  13、定期打电话核实名单中的人员信息。
  14、退回刊物的信息核查工作。
  15、有关所里重要文件的留档存放及钥匙的保管。
  16、所及主任的相关报道的存档。
  17、每天登陆本所网站,查看各个专业部门在网站上回答问题情况,及时督促未完成当日工作的部门完成工作任务。
  (二)行政阶段性工作
  1、每月底加班及晋级表格审批。
  2、工资表的审核。
  3、保险月报及保险银行单据明细制作。
  4、每年一次的律师年检工作。
  5、一年两期的所刊的发放(包括排版、打印、剪裁、装袋、粘贴、邮寄等工作)。
  6、顾问单位专刊、征求意见函的发放。
  7、一年一次的贺卡的发放。
  8、贺年及搬家及相关短信息的发送。
  9、统计工作量、案件来源等相关信息。
  10、月结费用的核实审查。(快递费、办公用品费用等)
  (三)司法局工作
  1、日常北京市司法行政网、北京市司法局网站、首都律师网站的日常登陆,查询通知。
  2、本所实习律师、执业律师申请(包括书面材料准备及网络材料报送)。
  3、律师培训卡的申请及领取、发放。
  4、学习资料的定期领取。
  5、购买格式文书。
  6、调律师资格档案及执业档案。
  7、律师调动手续办理。
  8、注册期外注册费的缴纳。
  (四)北京市人才工作
  1、开具人事档案调函。
  2、办理集体存档事宜。
  3、办理人员增加与减少业务。(包括书面表格填写与报盘)
  4、招聘所里工作人员。
  (五)临时性工作
  1、前台接待工作。
  2、财务开具发票、收取费用。
  3、在平面媒体上刊登广告。
  4、联系小简介的定稿、排版、印刷。
  (六)公章管理
  1、按照收案程序进行的合同及所函盖章。
  2、律师函及法律意见书的盖章。
  3、一般法律文书,如情况汇报、项目计划书等。
  4、对外发放的通知,如培训通知等。
  5、其他文书,如实习生鉴定意见等。
  (七)报销管理
  1、行政日常报销的审核、签字。
  2、顾问事务部的定期顾问单位交通费核实签字。
  3、律师及相关人员交通费报销签字。
  二、行政部工作分工
  (一)行政主管工作
  1、统筹安排所内的一切工作,做好所有所内及所外的沟通信息,协调工作。
  2、统筹前台工作、监督财务工作
  3、公章管理
  4、报销管理
  5、收案登记
  6、核对财务当天帐目。
  7、保险月报及保险银行单据明细制作,工资表的审核。
  8、每月抽卷及客户回访工作。
  9、接待投诉退案的当事人,并及时把意见做回馈。
  10、每年一次的律师年检工作。
  (二)行政助理工作(主内)
  1、日常名片的录入与管理
  2、处理日常办公电话、传真及电子邮件,记录相关内容并回复。
  3、人事档案建立与日常管理。
  4、来信咨询的登记及回复工作。
  5、定期打电话核实名单中的人员信息。
  6、退回刊物的信息核查工作。
  7、有关所里重要文件的留档存放及钥匙的保管。
  (三)行政助理工作(主外)
  1、司法局工作
  2、北京市人才存档及保险事宜
  3、组织所内所有刊物及信件的制作、邮寄工作
  4、每日登陆司法局及律协会网站及本所网站,相关信息做每日记录。
  由于行政部的工作相对比较繁多复杂,因此要求每一名行政部的成员有要掌握相关工作程序,有独立完成工作能力,采取定期互换岗位工作的形式进行实际训练。
  岗位相对稳定后,采取岗位负责制度,日常工作都要均衡处理,在有侧重的基础上全面完成。
  此岗位职责并非一成不变的,要根据每个岗位工作人员的实际特点,适当做调整,发挥每个人的特长,把工作做到更好。
  每个岗位人员建立工作日志及工作备忘录,以便遇有工作临时调整,能尽快适应新的岗位的要求和进度。

扫描二维码关注更多精彩内容