员工手册实用有效？必须民主、合法、公示
文＼赵薇薇
北京岳成律师事务所上海分所律师
在劳动仲裁或劳动争议诉讼案件中，劳动者与用人单位关于解除劳动合同是否合法，用人单位是否需要支付赔偿金的争议，是所占比重较大的类型。用人单位依据“员工手册”与员工解除了劳动合同，“员工手册”是否合法有效，是否为员工所知悉，对员工是否具有约束力，成为争议的焦点。
那么，为了建立和谐的劳资关系，避免纠纷，减少争议，制定一份合法、合规、实用、具有法律效力的“员工手册”，对用人单位来说，尤为重要。
首先，明确“员工手册”制定的主体与规范的客体。
《劳动法》第四条规定：用人单位应当依法建立和完善规章制度，保障劳动者享有劳动权利和履行劳动义务。《劳动合同法》第四条也做了相同规定。因此,“员工手册”制定主体应当是《劳动法》、《劳动合同法》意义上 的用人单位，而不能是用人单位所属的劳动人事或者其他行使管理职能的机构或部门。
“员工手册”约束的是全体员工，既包括基层员工、普通劳动者，也包括领导层、高管层，不应有不受约束的岗位或个人。
其次，制定“员工手册”要遵循三原则。
《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释 ( 一 )》第十九规定：用人单位根据《劳动法》 第四条之规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。此条规定指出了“员工手册”制定的三原则：
1、“员工手册”制定的程序要合法，即通过民主程序制定。
《劳动合同法》第四条规定：用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全 卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。
因此，经过民主、公开、公平的程序制定的“员工手册”才合法。没有建立工会的用人单位，要通过召开职工代表大会或者全体职工大会的方式，将相关内容交由职工讨论、完善后通过，并做出会议记录，出席的人员也要签名，严格履行民主的制定程序。
2、“员工手册”的内容要合法。
不能违反法律、法规的强制性规定当然是常识，符合企业自身工作性质与工作条件也是必须，但同时还要符合公序良俗，企业文化必定要有人文关怀的光辉才更让人认同，有悖常理、不近人情或者过于严苛的制度内容，不仅无效，一旦涉及仲裁或诉讼，因其违法性，极易引起仲裁员或法官对用人单位的反感。
另外，“员工手册”的内容既要细致、全面，也要明确、严谨，比如对员工的行为处罚必须采用列举式，迟到多久、几次对应什么样的处罚，累计几次可升级到上一级处罚；避免使用情节严重、恶劣影响等模糊用词。毕竟可操作性是对“员工手册”内容的基本要求之一。
3、“员工手册”要向员工公示。
最有效的公示方式，是在员工入职时即进行培训，将“员工手册”交员工阅读、研习，之后签字确认知悉、认可并愿意遵守，以此作为劳动合同的附件。
此外，以电子邮件、微信等发送给员工，要求员工做出回复，也是一种向劳动者公示的方式。还有的企业会采用问卷的方式，让员工学习、获知并同意遵守员工手册的内容也可。总之，确保每一个人都知晓，是保证“员工手册”具有法律效力的必要条件，让员工亲自签收，对用人单位来说，是比较容易的举证方式，应当尽量采用。
另外，“员工手册”应当具有保密性。
“员工手册”作为用人单位的“最高纲领”，规定了劳动者的权利与义务，包含了薪酬福利、考核晋升、财务 制度等核心问题，应属对外保密事项，签收、认同了“员工手册”的员工，同时也负有了保密义务。
无规矩不成方圆，企业管理必定要遵循一定的章法。“员工手册”就可看做是企业的内部“宪法”，既能明示 规章制度、规范员工行为，又可彰显企业文化、增加企业凝聚力。一部合法有效具有指导意义的“员工手册”，至关重要。
