文 史霄明
北京岳成律师事务所劳动人事部律师
导读：
规章制度是各个用人单位根据自己的经营特点、经营模式等实际情况制定的一系列工作流程和员工应当遵守的行为规范的总和，是用人单位行使用工自主权的体现。规章制度对于用人单位来说有着举足轻重的作用。那么，用人单位如何才能制定合法有效的规章制度呢？
一、保障规章制度效力的实体性要素
（一）内容应具有合法性
《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（一）》第19条规定：用人单位通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。从这一条可以看出，若用人单位想在发生争议的时候让规章制度成为维护其权益的工具，内容不能违反国家法律、行政法规及政策规定是其中一个很重要的前提。
（二）内容应具有合理性
保障规章制度效力的实体性要素之二是内容的合理性，主要体现在以下两个方面：
1、管理范围切忌过广
合理性的关键是权衡用人单位用工自主权与劳动者权益保护二者之间的关系。用工自主权管理的范畴，应当与劳动者的劳动过程有关，如休息休假、劳动纪律、劳动安全卫生等或者是和用人单位生产经营密切相关的事宜。如果用人单位管理的范围过广，超出了用工自主权的范畴，则制度的合理性就可能会出现问题。比如，一家公司的规章制度规定上下班不许打黑车，员工打黑车一旦被发现即视为严重违纪。有一个员工上班打黑车被公司发现，该公司就以严重违纪为由与其解除了劳动合同，最终被认定为违法解除，理由就是制度欠缺合理性。
2、处理方式务必得当
衡量制度是不是合理，还要注意员工的行为所造成的后果与其所受处罚是不是相匹配。比如，规定员工迟到一次或旷工一天即视为严重违纪，就与其解除劳动合同，这种规定就过于严苛，合理性就会存疑。
（三）内容应具有可操作性
保障规章制度效力的第三个实体性要素是制度的内容要具有可操作性，这主要体现在以下两个方面：
1、语言表述应明确、具体
规章制度的语言表述不看辞藻是否华丽，而是看有没有可操作性，在执行的过程中会不会产生歧义。比如规章制度中很常见的，给单位造成轻微损失的口头警告、给单位造成一般损失的书面警告、给单位造成严重损失的解除劳动合同。这些表述中的轻微损失、一般损失、严重损失表述含糊，执行起来就无法准确区分三者之间的界限。但如果单位明确规定，3000元以下的是轻微损失，3000元以上5000元的一般损失，5000元以上重大损失，执行起来就会特别简单。
2、借鉴、引用法条不可断章取义
在制定、修改员工手册条款的时候，借鉴法律条文是不可避免的。在实际操作的过程中，有些HR会根据自己对法条的理解进行删减、增加，有些删减或增加会对单位造成不利的影响。比如《劳动合同法》第三十七条规定，劳动者提前三十日以书面形式通知用人单位，可以解除劳动合同。劳动者在试用期内提前三日通知用人单位，可以解除劳动合同。有的单位在制度中规定：公司或员工提前30天以书面形式通知对方的，可解除劳动合同。若员工有39条规定的情形，按照《劳动合同法》的规定是不需要提前通知的，但是用人单位规定一律需要提前30天通知，就需要履行自己设定的程序，在法律没有规定提前30天通知的情况下，依然要按照制度执行，这其实是大大加重了用人单位的责任。因此，用人单位在借鉴法条的时候一定要注意，不能给自己设置陷阱。
3、制度、合同内容切莫相互冲突
出现制度和合同不一致的情况应该如何处理？《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（二）》第十六条规定，用人单位制定的内部规章制度与集体合同或者劳动合同约定的内容不一致，劳动者请求优先适用合同约定的，人民法院应予支持。为什么劳动合同具有优先适用的地位？道理很简单，劳动合同属于劳资双方就双方权利义务内容所作的特别约定，更能体现员工的真实意思表示，是一对一的关系。这一本质特征是规章制度所不具备的。所以HR应及时检查规章制度与劳动合同的相关内容，对二者存在冲突的内容进行调整。
二、保障规章制度效力的程序性要素
《劳动合同法》第四条规定：用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。因此，合法有效的规章制度在程序上必须满足两个要求，一是要有民主协商程序，一是要有公示告知程序。
（一）民主协商程序
从《劳动合同法》第四条可以归纳出几个关键点：一、不是所有的规章制度都需要经过民主程序，需要民主程序的制度仅限于直接涉及劳动者切身利益的内容，比如考勤休假制度、绩效考核制度、奖惩制度等；二、民主协商程序需要两个环节，分别为经职工代表大会或者全体职工讨论和工会或者职工代表平等协商确定。常见的民主协商的方式主要有征求工会意见、开会、征集意见等。
（二）公示告知程序
规章制度通过民主协商程序，确定了最终版本后肯定要让员工知晓，否则，若员工不知道用人单位的规章制度有什么规定，其就无法选择自己的行为。所以规章制度一定要告知员工，一定要有公示告知的程序。那么，如何告知呢？实务中比较常见的方法有签收、开会学习、考试等。
综上所述，用人单位若要制定合法有效的规章制度，除了内容上需要合法、合理、具有可操作性之外，还需要在程序上要满足民主程序与公示程序。用人单位绝对要避免几个领导坐在一起商量之后制定的一些规定就说是制度，就要让员工遵照执行，如果这样的话，一旦发生争议，用人单位的处理决定，很有可能就是缺少制度支撑的，是没有根基的，当然也就很难得到仲裁员或法官的支持，败诉的风险就会大大增加。用人单位一定要不定期审查规章制度，不断查漏补缺，不断完善制度，从而更好地进行人力资源管理。
